Die Ausgangssituation

Das Fachlabor Dr. W. Klee in Frankfurt am Main gehört zu den größten kieferorthopädischen Laboren in Deutschland. Das Unternehmen besitzt nun schon eine 40-jährige Geschichte. Gegründet wurde es von Dr. Wilhelm Klee. Heute steht es unter der fachlichen Leitung des Gründers und von PD Dr. Martin Sander. Die Geschäftsführung hat Dipl.-Ing. ETH Felix Klee übernommen. Das Unternehmen beschäftigt zurzeit fast 100 Mitarbeiter.

Seit 1989 wurde eine speziell für die Bedürfnisse des Fachlabors Dr. W. Klee erstellte Software auf Basis einer IBM AS/400 (e-Series) eingesetzt. im Laufe der Zeit entwickelten sich die Anforderungen des Marktes und die Möglichkeiten der vorhandenen Lösung immer weiter auseinander.

Die Suche nach einer Lösung

Anwender von Individualsoftware auf eine Standardsoftware "umziehen" zu lassen, ist nicht möglich. Zu viele Dinge sind dabei zu beachten, die die alte Software konnte. Das ist nicht immer frei von Komplikationen. Viele Dinge, die speziell für die Anwender entwickelt wurden, sind mit der Zeit zum unersetzlichen Helfer geworden. Dennoch war die Vorgabe der Geschäftsleitung, eine Lösung zu suchen, die auf Standard-Komponenten basierte. Als Ergebnis unserer Beratung wurde dann die Software individualisiert.

Zudem sollte ein Dokumenten-Management-System integriert sein, das die personalintensive Verwaltung von Akten deutlich reduziert.

Die Wahl fiel auf DITTRICH+Kollegen GmbH, da die Warenwirtschaftslösung ideal mit der bereits im Hause Fachlabor Dr. W. Klee GmbH eingesetzten Rechnungswesenlösung "SBS Rewe plus(r)" harmoniert und weil durch den Einsatz der "Steps Software Factory" innerhalb kürzester Zeit Anpassungen vorgenommen wurden, die mit "konventioneller" Entwicklung deutlich länger gebraucht hätten. Zudem war es das Vertrauen in den Projektleiter Christian Dittrich, das den Ausschlag für die Implementierung der Lösung gab. Zusammen mit den Kollegen Matthias Kowarschik, Ralf Mildenberg und Anne Unbehau ist das Fachlabor Dr. W. Klee seitdem in unserer Betreuung.

Datenübernahme und Migration

Die Datenübernahme brachte Microsoft Office Excel ständig an den Rand seiner Fähigkeiten - und oft auch darüber hinaus. Zehntausende Kundendaten mit zig Merkmalen und Einordnungen galt es zu übernehmen - die neue Lösung sollte auf den Daten der vorhandenen Lösung aufbauen und zusätzlich der Marketingabteilung weitere Möglichkeiten eröffnen.

Die Datenübernahme in Zahlen:

  • über 76.000 Debitoren
  • weit über 500.000 kundenspezifische Preise
  • mehr als 800 Artikel

Zudem wurde auf neue Hardware auf Basis von IBM-Servern und Microsoft Windows Server 2003 umgestellt. Die die Anwender kamen sehr viele Innovationen auf einmal zu.

Status nach elf Jahren

Der Livebetrieb begann am 1. Januar 2007. Nach acht Jahren haben sich diese Datenmengen angesammelt:

  • ca. 50 Anwender arbeiten gleichzeitig auf der Datenbank
  • über 650.000 Kunden- und Patientenstammdaten
  • über 7,5 Mio. Rechnungspositionen
  • mehr als 2.340.000 zugeordnete Dokumente werden verwaltet

Folgende Verbesserungen wurden von den Anwendern berichtet:

  • Abstimmaufwände wurden um mehr als 60% reduziert, die Einhaltung zugesagter Terminen geschieht vollautomatisch
  • Die Zeit für die Suche nach Dokumenten wurde um über 97% reduziert
  • Die Ablage der Dokumente geschieht nun in 75% weniger Zeit
  • Die kaufmännische Leitung und das Rechnungswesen sind jederzeit auskunftsfähig bei Rückfragen, da die Systeme für Abrechnung und Buchhaltung integriert sind