Mythen und Ammenmärchen ...

Nachfolgend haben wir die wichtigsten Punkte zusammengestellt, die wir immer wieder bei unseren Lizenz-Audits hören. In kaum einem anderen Bereich der Informationstechnologie halten sich so lange so viele und so falsche Annahmen über die Möglichkeiten von Software-Nutzung.

Aufzeichnungen über die Softwarelizenzen sind überflüssig

Richtig ist, dass in den meisten Verträgen der Hersteller sinngemäß steht: Sie sind verpflichtet, Aufzeichnungen über Ihren Softwarebestand zu führen.

Das heißt im Klartext: Sie müssen aus einem Programm heraus, aus einer Excel-Tabelle oder von einem Stück Papier mindestens folgende Informationen ablesen können: Welche Software (Programmname, Version, Sprache, Lizenzart) aus welchem Kauf (Rechnungsnummer) wurde welchem Rechner (Seriennummer oder Inventarnummer) zugeteilt?

Außerdem ist es bei einigen Herstellern sinnvoll festzuhalten, wann die Lizenz der Hardware zugeordnet wurde. Zum Beispiel kann man bei Microsoft die meisten Lizenzen aus einem Volumenvertrag nach 90 Tagen einer neuen Hardware zuteilen, sofern sie gelöscht wurde - dafür muss man aber wissen, wann diese Frist verstrichen ist und ob diese Lizenz aus einem Volumenvertrag oder aus einem Einzelkauf kommt.

Eine Überprüfung durch den Hersteller kann verweigert werden

In den allermeisten Lizenzbedingungen ist ein Nachprüfrecht des Herstellers vereinbart.

Aber auch wenn dies nicht der Fall ist, besteht Auskunftspflicht aus dem Urheberrecht selbst. Sie müssen demnach Auskunft über mindestens drei Punkte geben können:

  • Welche Software läuft auf meinen Servern und Computern (installierte Basis)?
  • Welche Lizenznachweise halte ich vor und wie passen diese zur installierten Basis?
  • Und schließlich: Wie habe ich diese Zahlen ermittelt?

Von der Schnelligkeit der Datenlieferung, der Glaubwürdigkeit Ihres Auftretens und der Plausibilität hängt das weitere Vorgehen des Herstellers ab. Die Bandbreite der möglichen Handlungen reicht von "Abnicken" bis hin zur Anordnung einer Intensivprüfung bei Ihnen vor Ort im Unternehmen.

Ein Schutz vor Zugriff auf die Software ist unnötig

Datenträger und Freischaltschlüssel dürfen niemals frei zugänglich in der IT Abteilung, in der Buchhaltung oder sonst irgendwo im Unternehmen lagern. Das Unternehmen trägt die Verantwortung für deren Einsatz und Kontrolle. Also gehören sie in einen eigenen Schrank oder Raum mit klar definiertem Berechtigungskreis.

Sinnvoll ist es zudem, ein Bestandsverzeichnis zu führen. Selbst wenn eine Nicht-Kontrolle keine direkten Konsequenzen hat: Wird zum Beispiel bekannt, dass eine Software, die man im Internet unberechtigt downloaden kann, aus Ihrem Unternehmen kommt, fördert das wohl kaum Ihr Image.

Neue Hardware erfordert immer neue Software

Das ist Unsinn. In Zeiten betriebswirtschaftlicher Zwänge empfiehlt sich die Pflege eines Lizenz-Pools, der vor einem Softwarekauf daraufhin überprüft wird, ob die benötigte Lizenz eventuell noch vorrätig ist. In diesen Pool können die Unternehmen nicht mehr benötigte Lizenzen zurückführen - vorausgesetzt, sie beachten die Zuweisungszeiten und andere formale Dinge.

Nicht benötigte Verpackungen alter Versionen können entsorgt werden

Dieser Glaubenssatz ist besonders hartnäckig. Aber er ist oft falsch und teuer.

Dieser Fehler, wird häufig dann gemacht, wenn die ursprünglichen Vollversionen "Boxprodukten" entstammen, deren Lizenznachweis die Box, der Datenträger, die Dokumentation und - falls vorhanden - das End User License Agreement (Eula) ist. Die langfristige Lagerung der Boxen verursacht selbstverständlich Kosten, die die zuständige Abteilung - zumeist Anlagevermögen oder Facility Management - gern einsparen würde. Das könnte aber teuer zu stehen kommen.

Im Falle einer Lizenzprüfung wird bei Vorlage von Update-Rechnungen solange die jeweilige Vorversion geprüft, bis eine ordentlich erworbene Vollversion gefunden wird. Und bei Microsoft beispielsweise gehört zu einer vollständigen FPP-Lizenz der Datenträger, der Lizenzschlüssel, die Verpackung und das Benutzerhandbuch. Fehlt eines der Elemente, ist die Lizenz nicht vorhanden.