Wissen Sie, welche Softwarelizenzen vorhanden sind?

Sind bei Ihnen alle installierten Programme - auch die kostenfreien - zentral registriert oder wurden auch bei Ihnen verschiedene Programme und Versionen zum Erzeugen von PDF-Dateien, zur Wiedergabe von Mediendateien (z. B. .mp3) und zum Surfen im www entdeckt?

Nutzen Sie die Standardisierung für bessere Einkaufskonditionen und weniger Aufwand im Umgang mit Benutzerfragen!

Wird installierte Software auch genutzt? Ganz sicher...?

In vielen Fällen bemerken wir, dass durch zu großzügige Verteilung von Softwareprodukten unnötige Kosten in Anschaffung und Softwarepflege entstehen. Mit unseren Tools sehen Sie genau, welche der installierten Softwareprodukte auch von welchem Mitarbeiter wie oft benutzt werden. Anschließend haben Sie eine belegbare Entscheidungsgrundlage zum Einsparen unnötiger Kosten.

Gibt es Richtlinien zur Softwarebeschaffung und -nutzung?

Wie wird Bedarf von Softwarepaketen angemeldet und wie reagiert Ihre Organisation darauf? Im schlimmsten Fall wird einfach von der Fachabteilung vermeintlich fehlende Software bestellt ohne den Zusammenhang für die gesamte Firma zu beachten.

Mit unseren Hilfsmitteln erfahren Sie genau den Softwarebedarf und können diese Informationen Gewinn bringend im Einkauf nutzen.

Zuständigkeit und Verantwortung für das Lizenzmanagement

Gibt es in Ihrer Organisation eine klare Zuständigkeit für die Lizenzfragen? Eine einzelne Person, die für die korrekte Lizenzierung zuständig ist und auch für Verstöße "gerade steht"?

Wenn nicht, dann ist laut Gesetz der Vorstand oder Geschäftsführer diese Person. Doch oft genug erleben wir, dass diese Aufgabe an die vermeintlich zuständige Fachabteilung abgegeben wurde. Dies ändert jedoch nichts an Ihrer rechtlichen Zuständigkeit. Jedoch sind Geschäftsführer und Vorstände oftmals gar nicht in der Lage, die Details der Lizenzierungen zu erkennen und sicher bestätigen zu können, dass alles in Ordnung ist.

Mit den durch DITTRICH+Kollegen angebotenen Tools erhalten diese Verantwortlichen ein übersichtliches "Dashboard", das per Klick Antworten auf alle heiklen Fragen liefert. Somit haben Sie auch hier die Sicherheit, dass lizenzrechtlich alles in bester Ordnung ist.

Wird der Softwarebedarf in regelmäßigen Abständen geplant?

In vielen Unternehmen kommt die Bedarfsmeldung für Software aus einer Fachabteilung sehr kurzfristig und natürlich muss am Folgetag die Software im Unternehmen vorliegen. So verhindern Sie die Ausnutzung von Mengenstaffeln oder Volumenangeboten der Softwarehersteller.

Durch zentrale Planung der notwendigen Lizenzen können bereits im Vorfeld mit dem oder den Lieferanten günstige Verträge abgeschlossen werden.

Kennen Sie alle Lizenzverträge und haben Sie diese griffbereit?

Lizenzverträge und Endbenutzer-Einsatzbedingungen sind sehr komplex und ihre Varianten sind nur schwer in einem Standard-Regelwerk zu erfassen. Aber gerade in den Details entscheidet sich beispielsweise: Neukauf oder geduldete Unterlizenzierung? Darf ein Produkt auch auf einem Tablet-PC verwendet werden? Und wenn ja, unter welchen Voraussetzungen?

DITTRICH+Kollegen hilft Ihnen mit einem Softwaretool, auch die Lizenzverträge jederzeit elektronisch griffbereit zu halten. Diese und andere Antworten sind nur wenige Mausklicks entfernt.

Kennen Sie die Laufzeiten der Verträge?

Sind Sie auch immer wieder überrascht, wenn sich ein Hersteller für eine automatische Verlängerung eines Vertrags bedankt und Sie eigentlich nach Alternativen Ausschau halten wollen? Da nicht sämtliche Software in der Regel an einem Tag erworben wurde, entsteht so ein schier unüberblickbarer "Dschungel von Terminen", die über das gesamte Jahr verteilt sind.

Durch den Einsatz der von uns angebotenen Softwaretools erhalten Sie die Laufzeiten, Kündigungs- und Endtermine der Verträge übersichtlich dargestellt und können sich sogar an einem frei wählbaren Zeitpunkt vorher daran erinnern lassen. So bleibt bei Ihnen das gute Gefühl, alle Termine im Griff zu haben.

Wissen Sie, wie Ihre Datenbanken lizenziert sind?

Der Markt hat tolle Begriffe geprägt, die oft nur einem echten Experten etwas sagen: Erfolgt die Lizenzierung per Prozessor oder pro Core? Ist der Zugriff pro User-CAL oder via Device-CAL geregelt? Brauchen mobile Geräte und Tablets separate Zugriffslizenzen? Und muss jeder Benutzer bekannt sein oder dürfen auch anonyme Benutzer via Internet auf die Datenbank zugreifen? Ist Multiplexing erlaubt, geduldet oder in Ihrer Version gar verboten? Und setzen Sie womöglich eine Royalty-Version der Datenbank ein, auf die nur Produkte eines Anbieters zugreifen dürfen? Tun Sie das auch nur?

Wenn Sie hier nicht zweifelsfrei sagen können, dass alles in Ordnung ist, sollten Sie sich diesem Problem besonders widmen. Bereits minimale Unterschiede in der Lizenz, die keine Änderung im Benutzerverhalten hervorrufen, können über mehrere tausend Euro Gebühren pro Jahr entscheiden.

Durch die Möglichkeit, alle Verträge in unserer Lizenzverwaltung zu erfassen, sind Sie durch den Einsatz unserer Produkte immer auf der sicheren Seite.

Wie fühlen Sie sich, wenn sich ein Prüfer ankündigt?

Egal, ob eine Prüfung der Einhaltung Ihrer Compliance-Anforderungen oder eine durch Lizenzgeber / Software-Hersteller oder die BSA (Business Software Alliance, www.bsa.org): Eine Prüfung bedeutet immer Stress und Ungewissheit.

Denn: Werden bei einer Prüfung Unterlizenzierungen festgestellt, können diese im günstigsten Fall durch Nachlizenzierung "geheilt" werden. Je nach Ausprägung der Fehllizenzierung kann das einen Bedarf von mehreren zehntausend Euros ausmachen, der "mal eben" ungeplant aus dem Cashflow des Unternehmens bezahlt werden muss.

Überschreitet die Fehllizenzierung gewisse Grenzen, kommen zu den wirtschaftlichen Auswirkungen auch straf- und zivilrechtliche Probleme auf die Organe Ihrer Gesellschaft bzw. den / die Lizenzbeauftragte/n zu. Bis zum Ende der ersten Dekade dieses Jahrtausends sind derartige Fälle oftmals auf dem "kleinen Dienstweg" geregelt worden. Jedoch nimmt die Anzahl der durch Softwarehersteller veranlassten Lizenzüberprüfungen pro Jahr um mehrere hundert Prozent zu.

Mit unseren Lösungen können Sie dem Prüfer auf Knopfdruck aussagefähige Statistiken liefern und sich fast schon darauf freuen, dass Ihnen jemand bestätigt, wie gut Ihre Lizenzen verwaltet werden.

Problemfeld ehemalige Mitarbeiter(innen)

Wussten Sie, dass Softwarepriraterie in den allermeisten Fällen von ehemaligen Mitarbeitern unter www.bsa.org gemeldet wird? Möchten Sie sich dem Risiko empfindlicher finanzieller Entschädigungen sowie Strafen für Ihre Geschäftsführung aussetzen?

In kaum einer Firma gibt es nur zufriedene ehemalige Mitarbeiter. Sei es der freigestellte Abteilungsleiter oder seien es ehemalige Inhaber wegrationalisierter Stellen: Diese Leute werden sogar ermuntert, Verdachtsfälle von Softwarepiraterie online zu melden. Sogar mit Schutz der Anonymität. Denn auf Rückfrage stehen Sie als Lizenznehmer immer in der Beweislast der korrekten Lizenzierung. Mit herkömmlichen Mitteln wie Excel-Listen und internen Arbeitsanweisungen sind die Anforderungen nicht zu bewältigen. Mal ganz abgesehen von dem enormen Aufwand, den das für die Abteilungen bedeuten würde: Jeder neue Mitarbeiter, jeder neu angeschaffte PC oder jedes Notebook sowie jede Veränderung der Softwarelandschaft muss dokumentiert werden.

Die von DITTRICH+Kollegen angebotenen Lösungen erkennen Veränderungen automatisch, da neben der Software auch die Hardware permanent inventarisiert wird. Somit erfahren die richtigen Personen sofort, wenn an einer beliebigen Stelle eine Lizenzverletzung vorliegt.

Die Auflösung

Zählen Sie einfach die Punkte zusammen, zu denen Sie "alles klar, das Thema ist bei uns gelöst" sagen konnten.

Mehr als 7 Punkte

Prima, damit gehören Sie zu den weniger als 5% der Unternehmen, die eine Prüfung voraussichtlich unbeschadet bzw. nur mit kleinen Mängeln bestehen würden.

Bedenken Sie jedoch: Software Asset Management (SAM) ist ein ständiger Prozess, bereits morgen kann Ihre Lizenzumgebung anders aussehen. Sprechen Sie mit uns, wenn Sie weiter optimieren wollen, aber Sie besitzen ein mehr als solides Fundament für diese Arbeiten!

4 - 7 Punkte

Prima, Sie kennen bereits die Notwendigkeit und sehen auch die Vorteile für Sie, die ein solides Lizenzmanagement mit sich bringt. Jedoch verfügen Sie noch nicht über eine prüfungssichere Gesamtlösung. Sprechen Sie uns an und wir überlegen gemeinsam mit Ihnen, wie wir auf Ihren ersten Schritten aufbauend ein Verfahren etablieren, das Sie und Ihre Chefs ruhig schlafen lässt. Und wenn Sie ganz nebenbei noch Kosten für die IT sparen, dann nehmen Sie das sicher auch gerne mit, oder? Wir sollten telefonieren...

weniger als 4 Punkte

In Ihrer Organisation gibt es noch kein echtes Lizenzmanagement. Im Falle einer Prüfung würde sehr wahrscheinlich eine Hektik ausbrechen, um Lizenzinformationen zu erhalten und verlässliche Aussagen über die tatsächlich installierten Softwaresysteme treffen zu können.

Dabei muss das nicht sein: Gemeinsam mit Ihnen ermitteln unsere Experten den aktuellen Status, messen die Lizenzverwendung und unterbreiten anschließend Vorschläge, wie schnell und kostenoptimiert ein eventuelles Delta zu beseitigen ist.

Und: Wir sind nicht von der BSA, nicht von Microsoft und nicht von Oracle. Wir sind Ihr Partner und nur Ihnen verpflichtet. Wenn Unterlizenzierungen auftreten, so bleibt Ihnen immer noch genügend Zeit, um den Zustand zu korrigieren und Maßnahmen zu treffen, damit dieser Zustand nicht wieder auftritt. Wir versetzen Sie zudem in die Lage, noch so rechtzeitig agieren zu können, dass Sie kostengünstig fehlende Lizenzen erwerben können.