Die Inventur ist ein wesentlicher Bestandteil jedes Unternehmens, um Bestände genau zu erfassen und die finanzielle Lage korrekt abzubilden. Sie kann jedoch zeitaufwändig und fehleranfällig sein, besonders bei manueller Durchführung.
Moderne ERP-Systeme bieten hier eine effiziente Lösung. Sie erleichtern die Bestandsaufnahme, ermöglichen eine präzise Dokumentation und reduzieren Fehlerquellen. In diesem Blog erklären wir, was eine Inventur ist, welche Bestandteile sie umfasst und wie ein ERP-System dir helfen kann, den Prozess zu optimieren und zu vereinfachen.
Im folgenden Beitrag erklären wir dir, was eine Inventur ist, welche Bestandteile sie umfasst und wie ein ERP-System dir dabei helfen kann, den Inventurprozess effizienter und genauer zu gestalten.
Was bedeutet Inventur?
Zum Ende des Geschäftsjahres werden Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens erfasst. Hier werden die Ergebnisse im Inventar dokumentiert, das Teil des Jahresabschlusses ist. Zu den Vermögenswerten gehören das Anlagevermögen wie Grundstücke und Maschinen und als Umlaufvermögen Forderungen und Vorräte.
Dort werden alle Vermögenswerte nach Art, Menge und Wert aufgelistet. Wichtig zu erwähnen ist, dass kaufmännische Unternehmen verpflichtet sind eine Inventur durchzuführen.
Was ist der Unterschied zum Inventar?
Bei der Inventur werden Vermögenswerte eines Unternehmens erfasst und bewertet. Das Ergebnis dieser Bestandsaufnahme wird im Inventar festgehalten. Hierbei werden alle vorhandenen Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert aufgestellt.
Warum ist die Inventur notwendig?
Die Inventur ist nötig, um die tatsächlichen Bestände im Unternehmen festzustellen und die Buchführung korrekt zu machen. Dabei werden die Ist-Bestände mit den geplanten oder Soll-Bestände verglichen.
Welche Arten gibt es bei der Inventur?
Es gibt verschiedene Inventurarten. Einige Beispiele hierfür sind die Permanente Inventur, die Körperliche Inventur, die Buchinventur, die Anlageninventur und die Stichprobeninventur.
Die Permanente Inventur ist eine durchgängige Bestandsaufnahme. Unternehmen erfassen ihre Bestände meist täglich durch Zählen, Messen oder Wiegen. Ein System dokumentiert automatisch Lagerbewegungen wie Wareneingänge, Warenausgänge oder Bestandsveränderungen.
Wichtig zu erwähnen ist, dass die Permanente Inventur ohne ein EDV- Warenwirtschaftssystem nicht funktioniert. Darüber hinaus sind Unternehmen verpflichtet, gesetzliche Vorgaben wie beispielsweise Aufbewahrungsfristen zu beachten.
Die physischen Vermögenswerte werden bei der körperlichen Inventur erfasst. Hier möchte man den Bestand des betrieblichen Vermögens zu einem festgelegten Stichtag bestimmen. Auch hier müssen Vorgaben des HGBs beachtet werden. Der Gesetzgeber legt bestimmte Stichtage fest, an denen die Bestandsaufnahme durchgeführt werden muss.
Die Buchinventur erfasst buchhalterische Dokumente. Hierbei werden insbesondere Belege wie Rechnungen oder Lieferscheine erfasst. Dies wird verwendet, um immaterielle Vermögenswerte wie Forderungen, Verbindlichkeiten oder Lizenzen aufzunehmen.
Die Anlageinventur erfasst Sachanlagen wie Maschinen oder Fahrzeuge und ersetzt das Zählen vor Ort. Hier werden das Vermögen und auch die Verbindlichkeiten zu einem festgelegten Zeitpunkt erfasst. Auch hier müssen Unternehmen nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung gehen.
Bei der Stichprobeninventur werden zufällig ausgewählte Bestände überprüft, um eine Schätzung des tatsächlichen Gesamtbestands zu erhalten.
Aber wie erstelle ich eine Inventur?
Zuallererst ist es notwendig, einen Termin für die Inventur festzulegen, der sich je nach Art der Inventur unterscheidet. In der Regel erfolgt dies zum Jahresende.
Danach ist es empfehlenswert, einen Zeitplan für die Inventur zu erstellen. Die Frage ist, wann das Produkt hergestellt werden soll – bei laufender, eingeschränkter oder gestoppter Produktion. Die Aufgaben sollten auf verschiedene Bereiche verteilt und ein Inventurleiter sollte bestimmt werden.
Für eine effiziente Inventur ist es gut, einen klaren Plan von Anfang bis Ende zu haben. Es werden defekte oder abgelaufene Bestände Waren sortiert. Artikel werden hierbei gekennzeichnet und die Aufnahmebereiche werden nummeriert und markiert.
Was ist der Ablauf der Inventur?
Bei der Vorbereitung der Inventur können Hilfsmittel wie Aufnahmeformulare, Inventurprotokolle und Warenzugangslisten verwendet werden. Alle Mitarbeiter sollten wissen, wann sie was bei der Inventur tun müssen.
Es werden Aufnahmebereiche gesperrt, um sicherzugehen, dass während der Inventur keine Waren entnommen werden. Die Regale werden von links nach rechts und von oben nach unten abgehakt und die Zahlung erfolgt systematisch. Alle Artikel werden in Gruppen unterteilt und nach Kriterien wie beispielsweise Artikelbezeichnung, Warengruppen-Nummer oder Alter sortiert. Während der Inventur werden die verschiedenen Aufnahmebereiche nacheinander markiert und abgearbeitet.
Nach Abschluss der Bestandsaufnahme werden die Aufnahmeformulare einem Prüfer zur Kontrolle vorgelegt. Dieser schaut ob, die Formulare vollständig, gut lesbar und unterschrieben sind. Am Ende wird die Inventur bewertet und in Kategorien wie Einzelbewertung, Gruppenbewertung, Festwertverfahren oder Durchschnittsverfahren eingeteilt.
Was hat es mit den einzelnen Verfahren auf sich?
Bei der Einzelbewertung werden alle Vermögenswerte und Schulden individuell erfasst und nach Art, Menge und Wert bewertet. Die Einzelbewertung ist ähnlich wie die Gruppenbewertung aufgebaut. Hierbei werden gleichartige Wirtschaftsgüter des Vorratsvermögens zu einer Gruppe zusammengefasst. Diese Gruppen werden dann mit einem durchschnittlichen Wert angesetzt.
Das Festwertverfahren ist ein Sonderfall der Anlagenbewertung. Hier werden neue Vermögenswerte verbucht. Dieses Verfahren erfordert etwas mehr an Zeit und kann erst nach einer bestimmten Verweildauer angewendet werden.
Das Durchschnittsverfahren ist Teil der Amortisationsrechnung. Die Einzahlungsüberschüsse werden ermittelt und mit dem Kapitaleinsatz dividiert.
Nachdem die Bestandsaufnahme abgeschlossen ist, prüft der Prüfer, ob alle Aufnahmebereiche erfasst wurden. Sie zeigt, was im Unternehmen vorhanden ist, damit die Zahlen stimmen. Die Aufbewahrungsfrist für diese Unterlagen liegt bei 10 Jahren.
Schließlich werden die Werte aller aufgenommenen Bereiche zusammengerecht und der Gesamtwert des Vermögens wird dadurch ermittelt.
Wo kann hier Software bei der Inventur helfen?
Softwarelösungen wie die Cloud-ERP Haufe X360 bieten Vorteile bei der Verwaltung von Lagerbeständen und Beständen. Sie ermöglichen eine schnelle und unkomplizierte Verwaltung von Artikeln sowie eine effiziente Lagersteuerung. Alle Bestände und Veränderungen sind von überall auf einen Blick sichtbar.
Durch Kontrolle und ein verbessertes Bestandsmanagement arbeitet das Lager effektiver. Die Transparenz der Artikel- und Lagerverwaltung wird durch den Einsatz von Softwarelösungen somit erhöht.
Darüber hinaus ermöglicht die Software eine Echtzeitüberwachung der Lagerbestände. Die Dokumentenverwaltung wird ebenfalls deutlich vereinfacht. Mit einer ERP-Lösung wie Haufe X360 lassen sich Ein- und Ausgangsbuchungen, Inventuren und die Artikelsuche schneller machen.
So hilft Haufe X360, die Bestände zu überwachen, Bestellungen zu organisieren und den Beschaffungsprozess zu vereinfachen.
Wer ist zur Inventur verpflichtet?
Nach § 1 HGB muss jeder Kaufmann bei der Gründung und Beendigung seines Unternehmens eine Inventur machen. Bei der Auflösung oder dem Verkauf müssen die finanziellen und physischen Bestände zu einem bestimmten Stichtag erfasst werden. Diese Pflicht gilt für eingetragene Kaufleute, Personengesellschaften wie OHG und KG sowie Kapitalgesellschaften.
Kleinunternehmer sind in der Regel nicht verpflichtet, eine Inventur oder Bilanz zu erstellen. Sie müssen auch nicht ihren Jahresabschluss öffentlich machen. Wichtig ist zu erwähnen, dass Kleinunternehmen und Kleingewerbe sich unterscheiden. Kleingewerbetreibende müssen beispielsweise keine Bilanz oder Inventur führen.
Mittelständische Unternehmen sind verpflichtet, eine doppelte Buchführung zu führen. Das bedeutet, dass sowohl Bareinzahlungen als auch Barauszahlungen erfasst werden müssen. Darüber hinaus wird jede Transaktion in einem Kassenbon dokumentiert.
Wer ist von der Inventur befreit?
Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, müssen keine Inventur durchführen. Bei der doppelten Buchführung werden Geschäftsvorfälle in die sogenannte Soll- und Haben-Buchung gebucht. Dies ermöglicht die Ermittlung des Gewinns anhand der Bilanz und der GuV.
Einzelkaufleute müssen laut § 241a HGB und § 242 Abs. 4 HGB keine Inventur machen, wenn ihr Jahresumsatz nach dem Stichtag unter 600,000 Euro liegt.
Was sind die Vorteile einer Cloud- Lösung bei der Inventur?
Die Verwendung einer Cloud-Lösung bietet Vorteile für die Verwaltung vom Inventar und erleichtert die Durchführung der Inventur. Dadurch entfallen lange manuelle Listen.
Alle Daten werden in Echtzeit aktualisiert und sind sofort verfügbar. Dadurch kann die Erfassung der Bestände zügig erfolgen. Des Weiteren wird die Fehlerquote gesenkt, und die Inventur wird genauer, da die Daten kontinuierlich überprüft werden.
Zudem ermöglicht die Cloud eine effiziente Archivierung und schnelle Suche nach Dokumenten für die Inventur. Ein weiterer Vorteil ist, dass Cloud Lösungen skalierbar sind und je nach Bedarf erweitert werden können. Du kannst deine Dateien und Dokumente jederzeit und überall abrufen, solange du Internet hast.
Cloud-Lösungen bieten hohe Sicherheitsstandards und erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen, da Dokumente verschlüsselt und geschützt sind. Durch den Einsatz der Cloud Lösung ist auch der Investitionsaufwand in Hardware deutlich geringer.
Fazit:
Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass eine Software- Lösung bei der Inventur eine große Hilfe darstellt und die Verwaltung von Lagerbeständen reibungsloser verläuft. Zudem gibt es Inventurarten, die ohne EDV-System nicht funktionieren. Durch den Einsatz einer Software erhöht sich die Transparenz der Lagerverwaltung und wird im Allgemeinen effizienter und unkomplizierter. Die Funktionalitäten einer Software-Lösung wie Echtzeitüberwachung bringen dich auf das nächste Level.
Die permanente Inventur bietet dir wie schon bereits erwähnt, eine bessere Kontrolle und Transparenz über Bestände, was zu effizienteren Geschäftsprozessen, einer besseren Entscheidungsgrundlage und einer geringeren Fehleranfälligkeit führt. Besonders in Unternehmen mit hohem Warenumschlag oder komplexen Bestandsstrukturen ist sie daher eine beliebte Wahl. Mit unserer Lösung HaufeX360 zur Inventur übernehmen wir deine laufende Bestandsüberwachung und nehmen dir den Stress der Jahresinventur ab.
