Alle Doku­men­te und Datei­en wer­den gebün­delt im Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem abge­legt und wie­der­ge­fun­den. Ob E‑Mails, Kun­den­do­ku­men­te im CRM, Skiz­zen, Bil­der — das Able­gen und Suchen in unzäh­li­gen Ein­zel­pro­gram­men für Daten- und Doku­men­ten­ty­pen gehört damit der Ver­gan­gen­heit an. Das DMS bie­tet Ihnen und Ihren Mit­ar­bei­tern eine Ober­flä­che für den gesam­ten Daten­be­stand in Ihrem Unter­neh­men. Dies sorgt für Kom­fort, ver­kürzt die Bear­bei­tungs­zeit und stei­gert neben­bei noch die Kundenzufriedenheit.

Durch die umfang­rei­chen Such­mög­lich­kei­ten wer­den alle digi­ta­len Doku­men­te schnell gefun­den. Dabei spielt es für das DMS kei­ne Rol­le, wo oder unter wel­chem Namen das Doku­ment abge­legt wur­de, son­dern was in dem digi­ta­len Doku­ment steht. Somit wird jedes Doku­ment sekun­den­schnell wiedergefunden.

Sie und Ihre zugriffs­be­rech­tig­ten Mit­ar­bei­ter kön­nen jeder­zeit und von über­all aus auf alle digi­ta­len Doku­men­te in Ihrem Unter­neh­men zugrei­fen. Ob im Home­of­fice, im Mee­ting, beim Kun­den vor Ort oder im Büro: Alle rele­van­ten Doku­men­te ste­hen Ihnen sofort zur Ver­fü­gung und kön­nen abge­ru­fen, geteilt und wei­ter­ver­ar­bei­tet werden.

Durch die Ver­si­ons­kon­trol­le haben Sie jeder­zeit im Blick, wel­ches das ori­gi­nal Doku­ment ist, wel­che aktu­el­le Ver­si­on vor­liegt und wel­cher Mit­ar­bei­ter wann wel­che Ände­rung dar­an vor­ge­nom­men hat. Es gibt zudem kla­re Richt­li­ni­en für die Archi­vie­rung und Wie­der­find­bar­keit von Doku­men­ten, die ein­ge­hal­ten wer­den müs­sen. Hier sorgt das DMS für eine geset­zes­kon­for­me, revi­si­ons­si­che­re Archi­vie­rung Ihrer E‑Mails, Datei­en und Dokumente.

Über 50% aller vom Fraun­ho­fer Insti­tut IAO befrag­ten Mit­ar­bei­ter geben an, täg­lich mehr als eine hal­be Stun­de lang Doku­men­te und Infor­ma­tio­nen zu suchen. Das sind jeweils über zehn Stun­den im Monat für nicht pro­duk­ti­ve Arbei­ten! Die digi­ta­le Archi­vie­rung und Ver­wal­tung spart somit nicht nur Kos­ten für Büro­ma­te­ri­al und Archiv­räu­me, son­dern ins­be­son­de­re auch für über­flüs­si­ge Liege‑, Such- und Trans­port­zei­ten der Doku­men­te. Ihre Mit­ar­bei­ter müs­sen deut­lich weni­ger Arbeits­zeit für admi­nis­tra­ti­ve Tätig­kei­ten auf­wen­den und kön­nen effi­zi­en­ter und pro­duk­ti­ver arbeiten.