Was ist eine elektronische Rechnung?
Heutzutage nutzen Unternehmen verschiedene Rechnungsformate wie die XRechnung, PDF-Rechnungen und klassische Papierrechnungen. Wichtig zu erwähnen ist, dass E-Rechnungen ein umfassenderes Konzept als einfache digitale Rechnungen darstellen. Sie repräsentieren strukturierte, maschinenlesbare Datensätze, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Im Gegensatz zu einfachen PDF-Dokumenten bieten E-Rechnungen strukturierte Daten in maschinenlesbaren Formaten wie XML oder ZUGFeRD, vollständige Informationen wie Steuernummer, USt-IdNr., Rechnungsdatum und Rechnungspositionen sowie die Möglichkeit zur automatischen Extraktion und Verarbeitung der Daten durch Computer.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD |
| Format | Elektronisches Dokument im strukturierten Datenformat (XML) | Hybridformat: PDF mit eingebetteter XML-Datei |
| Eigenschaften | Maschinenlesbar | Maschinen-und menschenlesbar |
| Nutzung | Besonders im öffentlichen Sektor (gemäß ERechV), zunehmende Nutzung im B2B | Branchenübergreifend einsetzbar, insbesondere im B2B |
| Archivierung | Elektronische Speicherung im strukturierten XML-Format | Elektronische Speicherung im PDF-Format |
Verankerung der E-Rechnungspflicht im Wachstumschancengesetz
Die Pflicht zur elektronischen Rechnung ist im Wachstumschancengesetz verankert und wurde am 22. März 2024 vom Bundesrat beschlossen. Ziel dieser Regelung ist es, Steuerhinterziehung im Bereich der Umsatzsteuer zu verhindern. Unternehmer sind laut Gesetz ab Anfang des kommenden Jahres verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen, zu übermitteln und zu empfangen, um eine automatisierte Verarbeitung zu ermöglichen. Unternehmen haben hierfür nur bis Ende des Jahres Zeit, um die notwendigen Anpassungen vorzunehmen und die Anforderungen des Wachstumschancengesetzes umzusetzen.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Ab dem 1. Januar 2025 werden alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen zu erhalten. Gleichzeitig gilt die Verpflichtung zum Versand von E-Rechnungen für alle Unternehmen, auch für Kleinunternehmer im Rahmen der E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer.
Übergangsregelungen
Es gibt jedoch Übergangsregelungen, die es den Unternehmen ermöglichen, sich auf die neuen Regelungen einzustellen (IHK Frankfurt am Main). Wenn Unternehmen einen Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro erwirtschaften, können Sie Rechnungen in Papier und PDF Form schreiben. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro sind verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden.
Wie sieht der Zeitplan der E-Rechnungspflicht aus?
Um auf die bevorstehenden Änderungen vorbereitet zu sein, ist es wichtig, den genauen Zeitplan zu kennen:
- Ab 01.01.2025: Pflicht für neue Geschäftsbeziehungen im B2B-Bereich
- Ab 01.01.2026: Auch für bestehende Beziehungen wird die Pflicht eingeführt
- Ab 01.01.2027: Papierrechnungen und einfache PDFs sind im B2B-Bereich nicht mehr zulässig
E-Rechnung kostenlos erstellen
Es gibt durchaus die Möglichkeit, kostenlose Rechnungsprogramme zu nutzen, um Rechnungen zu automatisieren und zu digitalisieren. Dennoch weisen diese kostenlosen E-Rechnungssoftware-Lösungen in bestimmten Bereichen Einschränkungen auf.
Ein wesentlicher Punkt ist, dass kostenlose Programme oft nur grundlegende Funktionen bieten. Im Gegensatz dazu überzeugt die DMS-Lösung von d.velop (d.velop documents) mit umfassenden Features wie Prozessautomatisierung, intelligenter Ablage und exzellenten Integrationsmöglichkeiten.
Außerdem ist der Support bei kostenlosen Lösungen häufig begrenzt, und sie sind nicht immer auf dem neuesten Stand bezüglich gesetzlicher Anforderungen. Dies ist besonders bedenklich, da ab 2025 die Anforderungen des Wachstumschancengesetzes erfüllt werden müssen.
Zusätzlich können kostenlose E-Rechnungssoftware-Lösungen oft nicht ausreichend skalieren, was das Wachstum deines Unternehmens erschwert. Auch die Integrationsmöglichkeiten sind meist eingeschränkt, was zu ineffizienten Arbeitsabläufen führen kann.
E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer
Ab dem Jahr 2025 sind auch Kleinunternehmer verpflichtet, Rechnungen elektronisch zu erstellen und zu versenden. Dies gilt sowohl für die B2B-Kommunikation als auch für den Handel mit öffentlichen Auftraggebern.
Schrittweise Einführung für KMUs
Die Einführung elektronischer Rechnungen wird für kleine und mittlere Unternehmen in mehreren Schritten umgesetzt:
- Phase der Zustimmung (Jahr 1):
- KMUs müssen zunächst ihre Bereitschaft zur Annahme von E-Rechnungen erklären
- Phase der schrittweisen Integration (Jahr 2):
- Die Zustimmung wird auf alle KMUs erweitert
- Phase der flächendeckenden Implementierung (ab Jahr 3):
- Elektronische Rechnungen werden in allen Unternehmen eingeführt
Frühzeitige Analyse
Unternehmen sollten bereits im Vorfeld die spezifischen Anforderungen für die E-Rechnungspflicht sorgfältig untersuchen und verschiedene ERP- oder DMS-Systeme durchaus vergleichen, um eine optimale Lösung für ihre Bedürfnisse zu finden. Die zeitnahe Vorbereitung und Implementierung der elektronischen Rechnungsverarbeitung ist von entscheidender Bedeutung und sollte spätestens für das kommende Jahr geplant werden.
Für eine fundierte Entscheidung empfiehlt es sich, die verschiedenen E-Rechnungssoftware-Lösungen gründlich zu analysieren und zu vergleichen. Viele Anbieter bieten in der Regel kostenlose Demo-Zugänge an, die es Unternehmen ermöglichen, die Software-Lösungen aus erster Hand zu testen und zu bewerten.
Durch die Nutzung dieser Demo-Zugänge können Unternehmen einen Einblick in die Funktionalitäten und Leistungsfähigkeit der Software erhalten. Zusätzlich empfiehlt es sich, direkt mit den Anbietern Kontakt aufzunehmen, um detaillierte Informationen zu erhalten und gegebenenfalls individuelle Lösungen für ihre spezifischen Anforderungen zu entwickeln.
Durch diese sorgfältige Vorbereitung und Auswahl des geeigneten Anbieters können Unternehmen sicherstellen, dass sie die elektronische Rechnungsverarbeitung reibungslos implementieren und effektiv nutzen können.
Was sind die Vorteile der E-Rechnung?
Die Umsetzung der E-Rechnungspflicht bietet mehrere signifikante Vorteile. Hier alle im Überblick:
Zeiteinsparung: Die Volltextsuche ermöglicht eine schnelle und präzise Dokumentensuche ohne manuelle Durchforstung. Die schnellere digitale Ablage reduziert den Aufwand für physische Archivierung und den Zugriff. Des Weiteren beschleunigen automatisierte Workflows den Prozessfluss und verringern manuelle Eingaben. Darüber hinaus lassen sich Dokumente unabhängig von Zeit und Ort bearbeiten, was die Produktivität steigert.
Kosteneinsparung: Die Befreiung der Mitarbeiter von zeitraubenden Routineaufgaben optimiert den Arbeitsfluss und erhöht die Produktivität. Darüber hinaus, wird die Fehlerrate wird durch strukturierte Dokumentenverwaltung und automatisierte Workflows minimiert, was unnötige Kosten vermeidet. Kosten für Fehlerbehebung werden gespart, da die korrekte Rechnungssuche und -verarbeitung durch Volltextsuche und digitale Ablage verbessert wird. Durch die Digitalisierung von Rechnungen entfallen Lagerplatzbedarf für physische Archivbestände.
Verbesserung der Zugriffsmöglichkeiten: Verschiedene Abteilungen können durch zentralisierte Speicherung und Automatisierung von Abläufen sowie Reduzierung manueller Bearbeitungszeiten auf die Rechnungen zugreifen.
Digitale Rechnungsverarbeitung: Das manuelle Erfassungs-, Bearbeitungs- und Verwaltungsprozess der Eingangsrechnungen erfordert nicht nur beträchtliche Zeitaufwände, sondern tritt darüber hinaus zu einer signifikanten Kostensteigerung. Durch die Implementierung digitaler Rechnungsverarbeitungsgänge lässt sich ein erheblicher Zeit Vorteil realisieren. Es entfällt die notwendige Aufmerksamkeit auf das ständige Durchsuchen der Rechnungsunterlagen, was zu einer effizienteren Handhabung führt. Die digitale Rechnungsverarbeitung gewährleistet eine beschleunigte und präzise Rechnungsprüfung. Darüber hinaus ermöglicht sie eine nahtlose Integration der elektronischen Rechnungsverarbeitungssysteme mit den bestehenden Bestandssystemen (ERP-, Fibu- & WaWi). Im Hintergrund erfolgt die GoBD-konforme Archivierung der Dokumente.
Technische Umsetzung
Um die E-Rechnung Pflicht 2025 zu erfüllen, können Unternehmen auf verschiedene E-Rechnungssoftware-Lösungen zurückgreifen. Auch Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und die Einhaltung von DSGVO-Vorgaben spielen hierbei eine zentrale Rolle. Unternehmen haben weitere Möglichkeiten wie beispielsweise die Integration von Schnittstellen zu ERP-Systemen, Implementierung von API-Funktionalitäten, Einsatz von OCR-Technologien zur maschinellen Lesbarkeit manuell erstellter E-Rechnungen.
Datenschutz und Datensicherheit
Bei der Verarbeitung von E-Rechnungen sind Datenschutz und Datensicherheit entscheidende Aspekte, die sich in der Erfüllung von DSGVO-Vorgaben, der Beachtung von Transparenz bei der Datenverarbeitung, dem Recht auf Löschung auch bei E-Rechnungen sowie der Implementierung von Verschlüsselung als Sicherheitsmaßnahme widerspiegeln.
Fazit:
Die Umsetzung der E-Rechnungspflicht bietet nicht nur Effizienzvorteile, sondern auch neue Herausforderungen im Bereich der Datensicherheit und -verarbeitung. Unternehmen müssen sich darauf vorbereiten, um diese Änderungen erfolgreich zu bewältigen und gleichzeitig die notwendigen Sicherheitsstandards einzuhalten.
Wir als DITTRICH+ Kollegen bieten über 20 Jahre Erfahrung in ERP- und DMS Lösungen. Unsere Kernkompetenz liegt in der Optimierung von Rechnungsprozessen und der Implementierung von E-Rechnungssystemen und E-Rechnungssoftware, die den Anforderungen der E-Rechnungspflicht 2025 gerecht werden.
Unsere Softwarelösungen erfüllen nicht nur aktuelle gesetzliche Anforderungen wie GoBD, sondern setzen auch neue Standards. Durch fortschrittliche Technologien und regelmäßige Updates stellen wir sicher, dass unsere Kunden immer auf dem neuesten Stand der Rechnungsverarbeitungstechnologie sind.
Mit unserer Expertise in E-Rechnungsverarbeitung und Rechnungsprozessoptimierung helfen wir unseren Kunden, Ressourcen zu sparen, die Produktivität zu steigern und die Effizienz deines gesamten Rechnungswesen zu erhöhen.
